Desde la primera consulta hasta la última visita al espacio, te contamos el orden de trabajo, los tiempos de montaje y las pautas prácticas que conviene conocer antes de reservar la sala.
Cómo trabajamos
Cada evento tiene su propio ritmo, pero el proceso de reserva y montaje sigue una secuencia clara. Aquí explicamos qué esperar desde la primera consulta hasta el cierre de la actividad, con las limitaciones prácticas que conviene conocer antes de confirmar.
El primer paso es una conversación breve por teléfono o correo para entender el tipo de actividad, el aforo estimado y las necesidades técnicas. Si lo deseas, puedes concertar una visita guiada para ver el espacio en persona y comprobar la iluminación, el sonido y la disposición del mobiliario.
Duración orientativa: 30–45 minutos. Sin compromiso.
Con los datos de tu actividad preparamos una propuesta con la distribución del espacio, el equipo disponible y las horas de montaje y desmontaje. El presupuesto se envía por escrito e incluye los servicios básicos: sonido, iluminación regulable, mobiliario y acceso a la zona de café.
Respuesta en un plazo máximo de 48 horas laborables.
Una vez aceptada la propuesta, fijamos la fecha en el calendario del hall y coordinamos los detalles logísticos: horario de acceso, necesidades de sonido, disposición de sillas o mesas y cualquier requerimiento especial del evento. Te enviamos una confirmación con todos los acuerdos por escrito.
La fecha queda reservada solo tras la confirmación formal.
El día del evento, el espacio se entrega limpio y preparado según lo acordado. Nuestro equipo está presente durante el montaje y permanece disponible durante toda la actividad para resolver cualquier incidencia técnica o de organización. El mobiliario flexible permite adaptar la sala sobre la marcha si es necesario.
El tiempo de montaje está incluido en la reserva.
Al terminar la actividad, el espacio debe quedar en condiciones similares a las de entrega. El mobiliario se recoloca en su posición original y los residuos se depositan en los contenedores habilitados. Si el evento genera materiales propios (cartelería, expositores, instrumentos), el organizador es responsable de retirarlos al finalizar.
El tiempo de desmontaje está incluido en la reserva. La devolución se realiza el mismo día salvo acuerdo previo.
Recorrido del espacio
Desde la primera visita hasta la última pieza recogida, cada paso tiene un tiempo y una forma de trabajo. Aquí está el orden real de las cosas.
Agenda una visita guiada para ver la sala en persona. Revisamos juntos la disposición del mobiliario, la iluminación regulable y el equipo de sonido disponible. Es el momento de plantear dudas sobre accesos, horarios de carga y capacidad real.
Con la fecha y el tipo de actividad sobre la mesa, preparamos una propuesta con el plano de distribución, las necesidades técnicas y el tiempo de montaje. El presupuesto se desglosa por partidas: sala, sonido, mobiliario y personal de apoyo.
Una vez aceptada la propuesta, firmamos un contrato sencillo que recoge horarios, condiciones de uso y política de cancelación. La reserva queda confirmada con la entrega de la documentación y el calendario queda bloqueado para tu actividad.
El día anterior o la misma mañana, según el volumen, montamos el mobiliario y ajustamos luces y sonido. Hacemos una prueba de microfonía y revisamos que cada detalle esté listo antes de que llegue el público.
Durante la actividad, el equipo del hall permanece disponible para resolver incidencias técnicas o ajustar la iluminación según el momento. El café de especialidad se mantiene operativo para los asistentes y los artistas o ponentes.
Al terminar, el equipo se encarga del desmontaje y de dejar la sala en orden. Los objetos personales deben retirarse antes de la hora pactada. A los pocos días recibes un resumen con el balance del evento y las fotos tomadas durante la jornada.